تقييم درجة الخطورة والامتثال للموارد البشرية في السعودية

إدارة تسجيل وحذف الموظفين في التأمينات يتم بشكل غير مرتب وغالباً ياخذ أكثر من 7 أيام بعد التوظيف أو إنهاء الخدمة.

عندنا شخص معين مسؤول عن تحديثات التأمينات، بس الأخطاء اليدوية لسا تخلينا نتأخر عن المواعيد ونعرض نفسنا للعقوبات.

نظام HRM عندنا يسجل ويحذف في التأمينات آلياً وبشكل فوري عند التوظيف/الإنهاء، عشان نضمن الامتثال في الوقت المحدد.

نحسب مستحقات نهاية الخدمة يدوياً عند إنهاء العقد باستخدام معادلات معقدة في إكسل، وهذا يسبب مشاكل أو أخطاء متكررة.

نستخدم آلة حاسبة تعتمد على صيغة معينة، بس لسا لازم ندخل رصيد الإجازات، وتاريخ الراتب، ونوع العقد يدوياً لكل عملية حساب.

احتساب مستحقات نهاية الخدمة يتسجل آلياً بناءً على نظام العمل (محدد/غير محدد)، وتاريخ الراتب المحدث، ورصيد الإجازات، ويجهز تقارير دفع دقيقة فورية.

نستخدم إكسل عشان نتابع الإجازات، وغالباً نغلط لما نحول بين التواريخ الهجرية والميلادية وندير الأرصدة المستحقة.

نظام التتبع عندنا كويس مع التقويم الميلادي، بس نلاقي صعوبة في إدارة الإجازات الرسمية والحقوق بناءً على التقويم الهجري الرسمي.

نظامنا يدعم التقويم الهجري والميلادي بشكل أساسي، ويدير الإجازات الرسمية في السعودية آلياً ويحسب الأرصدة بدقة في كليهما.

كل الخصومات (تأخير الحضور، القروض، العقوبات) يتم تتبعها وتطبيقها يدوياً على جدول رواتب إكسل الشهري.

نستخدم برنامج رواتب بسيط، بس لسا لازم نتأكد يدوياً إن الخصومات ما تتعدى الحد القانوني (مثلاً 50% من الراتب الأساسي).

النظام يطبق الخصومات آلياً ويفرض حدود نظام العمل السعودي بدقة، ويمنع أي خصومات رواتب غير نظامية أو الغرامات اللي ممكن تجي بسببها.

الوثائق نخزنها في ملفات ورقية أو في مساحات تخزين مشتركة مو منظمة، وهذا يخلي استرجاعها للتدقيق بطيئاً وصعباً.

الوثائق محولة رقمياً، بس ما عندنا تتبع آلي لتواريخ الانتهاء، وهذا غالباً يخلينا نواجه طلبات تجديد تأشيرات مستعجلة وفجائية.

الوثائق تتخزن رقمياً بأمان مع صلاحيات وصول حسب الدور الوظيفي، والنظام يرسل تنبيهات آلية قبل 90 و 60 و 30 يوماً من تواريخ الانتهاء المهمة (الإقامة، الجواز).

العملية كلها يدوية: نماذج ورقية، مطاردة تواقيع، وإدخالات بيانات متكررة في التأمينات، و"قوى"، والسجلات الداخلية.

نستخدم نماذج إلكترونية، بس فريق الموارد البشرية لسا لازم ينقل البيانات يدوياً للأنظمة النظامية الأخرى (التأمينات، "قوى") والسجلات الداخلية.

التوظيف صار رقمياً: يتم إدخال البيانات مرة واحدة، والنظام يجهز الوثائق الضرورية آلياً ويسهل الدمج السلس مع منصتي "قوى" والتأمينات الاجتماعية.

نستخدم أوراق تسجيل حضور أو ساعات تسجيل وقت غير مرتبطة بالأنظمة، وتتطلب إدخالاً وتحققاً يدوياً أسبوعياً ضد سياسات الحضور.

نستخدم برنامج تسجيل حضور/انصراف بسيط، بس دمج هذه البيانات مع الرواتب وأرصدة الإجازات يتطلب مجهوداً يدوياً كبيراً شهرياً.

يتم تسجيل الوقت والحضور آلياً، وربطه مباشرة بجداول الورديات، وتدفقه بشكل فوري إلى نظام الرواتب، وهذا يضمن دفعاً دقيقاً وامتثالاً كاملاً.

إنذارات الموظفين، الإجراءات التأديبية، وتقييمات الأداء تتخزن كرسائل إيميل منعزلة أو وثائق ورقية.

نستخدم وثائق منفصلة، بس نصارع عشان نحافظ على سجل مركزي ومتوافق قانونياً للإنذارات التأديبية والإجراءات الرسمية.

كل الإجراءات التأديبية، والإنذارات، وسجلات الأداء تكون رقمية ومركزية، ويتم تتبعها وتخزينها بصيغة "قانونية" قابلة للدفاع عنها لتدقيقات الوزارة.

بيانات الموظفين مخزنة في أقراص صلبة محلية أو جداول بيانات مشتركة فيها أقل قدر من التحكم في الوصول أو التشفير.

نستخدم خدمة سحابية، بس لسا نعتمد على حماية أساسية بكلمة مرور بدون تحكم قوي في الوصول حسب الدور الوظيفي (مثلاً، منع مشرف من رؤية راتب شخص آخر).

بيانات الموظفين مؤمنة في بيئة سحابية مشفرة ومتوافقة مع الأنظمة المحلية، وفيها صلاحيات دقيقة ومحددة حسب الدور، مع التزام صارم بمعايير خصوصية البيانات في السعودية.